メール対応、見積書の作成、集計など、日々の定型作業に時間を取られていませんか。
AIや自動化ツールは、業務の一部を補助できます。最初から全体を変えず、対象を絞って試すことが大切です。
自動化の候補を見つける
まずは、繰り返し発生し、手順が決まっている作業を書き出します。
- 問い合わせ内容の分類と返信文の下書き
- 見積書や請求書などの定型文書作成
- 予約確認やリマインドの送信
- 定型データの入力と転記
- 売上や勤怠データの集計
判断や承認が必要な作業は、人が最終確認する前提で設計します。
小さく試し、数字で判断する
対象業務を1つに絞り、現在の作業時間やミスの発生状況を記録してから試します。
- 対象作業と担当者を決める
- 試作した仕組みを社内で確認する
- 一定期間運用し、問題点を記録する
- 導入前後の作業時間や手戻りを比べる
効果を確認できた範囲から、次の業務へ広げます。
安全に運用するための確認
AIを使う際は、入力する情報と利用権限を事前に決める必要があります。
- 個人情報や機密情報の取り扱い範囲を決める
- 利用するサービスと社内ルールを確認する
- AIが作成した内容を人が確認する
- 権限、履歴、バックアップの運用を決める
まとめ
AI業務改善は、課題の大きさよりも、対象業務を明確にすることから始まります。今の業務を整理し、小さく試せる範囲を見つけましょう。